Beschreibung // Sitzungskoordination

Dieses Modul ist in Vorbereitung und wird ab Herbst 2009 zur Verfügung stehen.

Das Modul wird über folgende Grundfunktionalität verfügen:

• Traktandensammlung
• Themenspeicher
• Teilnehmendenverwaltung
• Sitzungsplanung und -koordination
• Protokollerstellung und - verteilung
• Pendenzenverwaltung auf der Basis des Protokolls

Das Modul basiert auf der Organisationseinheits- bzw. Arbeitsgruppenverwaltung von ConnectUp. Alle Mitglieder einer Organisationseinheit können Traktandenwünsche mit einer Beschreibung in den Traktanden-Pool ablegen.

Personen mit der Rolle «Sitzungsleitung» können eine Sitzung koordinieren. Sie wählen dazu aus den Mitgliedern der Organisationseinheit Personen aus und ergänzen diese durch externe Personen. Weiter wählen Sie die Traktanden aus dem Pool aus, welche im Pool abgelegt wurden. Sie ergänzen die Sitzungseinladung durch die Durchführungsdaten (Ort, Zeit, Kontaktdaten). Das System stellt allen eingeladenen eine Sitzungseinladung zu.

Sofern während der Sitzung ein Zugang auf das System besteht, können nun die effektiv anwesenden Personen markiert werden. Bei den Übrigen kann ein Grund für die Absenz erfasst werden.

Anschliessend kann online das Protokoll erstellt werden, indem zu jedem Traktandum Texte, Beilagen und Beschlüsse, sowie allenfalls Verantwortliche mit Terminen für die Erledigung erfasst werden können. Traktanden können auch wieder mit Status «nicht behandelt» in den Pool zurückgeschoben werden.

Das Protokoll kann solange ergänzt werden, bis es durch den Sitzungsleiter als vollständig und publikationsbereit markiert wird. Allen ursprünglich eingeladenen Personen wird dann das Protokoll per eMail zugestellt.

Alle Personen, welche über einen Zugang zur Plattform verfügen, können die vergangenen Protokolle jederzeit wieder abrufen und anzeigen lassen, welche Pendenzen sie noch offen haben. Abgeschlossene Pendenzen können sie mit einem Vermerk als erledigt markieren, was dem Sitzungsleiter auf Wunsch auch per eMail signalisiert wird.